Dinge erledigen

Getting Things Done, allgemein abgekürzt als GTD, ist eine aktionsbasierte Managementmethode und der Titel eines Buches von David Allen. GTD basiert auf dem Prinzip, dass sich eine Person nicht um diese Aufgaben kümmern muss, indem sie ihre Pflichten aufzeichnet. Die Aufgabe, sich an alle Aufgaben zu erinnern, muss ausgeführt werden, bevor die Aufgaben tatsächlich ausgeführt werden.

Im Gegensatz zu anderen Methoden im Zeitmanagement konzentriert sich Allen weniger auf das Setzen von Prioritäten. Stattdessen fordert er die Erstellung von Aufgabenlisten, die für einen bestimmten Kontext spezifisch sind. Zum Beispiel eine Liste von Telefonanrufen, die getätigt werden müssen oder eine Liste von Nachrichten, die gekauft werden müssen. Er sagt auch, dass jede Aufgabe, die innerhalb von zwei Minuten ausgeführt werden kann, sofort ausgeführt werden muss. Die Psychologie von GTD basiert auf der einfachen Speicherung, Verfolgung und Abfrage aller relevanten Informationen, die für die Aufgaben benötigt werden, die Sie ausführen müssen. Allen meint, dass viele mentale Blockaden, denen wir bei der Ausführung bestimmter Aufgaben begegnen, durch eine unzureichende “Front-End” -Planung verursacht werden (mit anderen Worten, für jedes Projekt müssen wir klar machen, was zu erreichen ist und welche spezifischen Aktionen durchgeführt werden muss dafür durchgeführt werden). Laut Allen ist es am praktischsten, vorher darüber nachzudenken. Auf diese Weise können wir eine Reihe von Aktionen ausführen, die wir später ausführen können, ohne erneut gründlich planen zu müssen. Allen sagt auch, dass unser Gedächtnis (Speichersystem) ziemlich ineffizient arbeitet und uns selten hilft, uns daran zu erinnern, was wir zu der Zeit und am Ort tun können, an dem wir es tun können. Deshalb arbeiten die “nächsten Aktionen” pro Kontext im GTD-System als externe Hilfe, die sicherstellt, dass wir die richtigen Erinnerungen zur richtigen Zeit abrufen können. Viele damit in Zusammenhang stehende Tipps und Tricks zum persönlichen Management wurden in GTD geschrieben, die helfen können, die von Allen beschriebene Methode einzuführen. Eine umfassende Beschreibung von GTD aus Allens Buch “Ready for Anything”:

Die Grundprinzipien von GTD sind wie folgt:

Sammeln Sie alles, was Sie brauchen, um sich daran zu erinnern, zu folgen oder zu tun, was Allen einen “Eimer” nennt: entweder eine physische Mailbox, einen E-Mail-Posteingang, einen Kassettenrekorder, einen Laptop, PDA oder irgendeine Kombination davon. Holen Sie alles aus Ihrem Kopf und legen Sie es in dieses System, bereit für die Verarbeitung. Alle Eimer müssen mindestens einmal pro Woche geleert werden.

Verarbeiten Sie die Daten im Bucket und folgen Sie der folgenden strikten Methode:

Organisieren Sie die Elemente, auf denen in mehreren Listen Aktionen ausgeführt werden sollen. Allen beschreibt die folgenden Sets: Ein letzter wichtiger Teil von GTD ist das Archivierungssystem. GTD sagt, dass ein zu verwendendes Archivierungssystem einfach, einfach und unterhaltsam sein muss. Selbst ein einzelnes Blatt Papier muss, wenn es archiviert werden muss, einen eigenen Ordner haben, wenn es nicht in einen bereits vorhandenen Ordner gehört. Allen schlägt vor, ein einziges alphabetisch geordnetes Archivierungssystem zu verwenden, um Informationen so schnell und einfach wie möglich zu speichern und abzurufen.

Sehen Sie sich die Listen der Aktionen und Erinnerungen an. Es ist natürlich nutzlos, diese Listen zu behalten, wenn sie nicht mindestens täglich angezeigt werden oder wenn Zeit verfügbar ist. Als nächstes wählen Sie basierend auf der verfügbaren Zeit, der Energie und den Einrichtungen die wichtigste Aufgabe aus, die in diesem Moment ausgeführt werden soll. Wenn Sie die Arbeit verschieben möchten, besteht die Gefahr, dass die einfache Aufgabe standardmäßig ausgewählt wird. Um dies zu vermeiden, kann entschieden werden, die Aktionen nacheinander aus der Liste zu beenden, genau wie die Eimer geleert werden. Die GTD-Disziplin verlangt mindestens einmal pro Woche, dass alle ausstehenden Aufgaben, Projekte und Warteschleifen überprüft werden. Überprüfen Sie, ob neue Aufgaben und Ereignisse in der Liste enthalten sind und alles aktualisiert wurde. Allen schlägt vor, eine “Ticker-Datei” (siehe unten) zu führen, die jede Woche bei der Überprüfung der offenen Aufgaben und Projekte unterstützt.

Do. Jedes bestellende System ist nichts wert, wenn die gesamte Zeit damit verbracht wird, die Aufgaben zu organisieren und Listen zu bearbeiten, anstatt die Aufgaben auszuführen. David Allen ist der Überzeugung, dass ein System, das es einfach und leicht macht und Spaß macht, zu helfen, die Verschiebung von Aufgaben und die überwältigende Anzahl von ausstehenden Aufgaben zu verhindern.

Eine Methode, die Allen vorschlägt, ist die “Tickler-Datei” (auch bekannt als “Fälligkeitssystem” oder “43-Ordner”) zum Sortieren des gesamten Papierkrames. Zwölf Ordner werden für die zwölf Monate des Jahres und 31 Ordner für die Tage des Monats verwendet. Die Ordner werden verwendet, um Aktivitäten für einen bestimmten Tag zu speichern. Jeden Tag ist der nummerierte Ordner für diesen Tag gepackt. Der Inhalt des Ordners wird entfernt und der leere Ordner wird in den Ordner für den nächsten Monat verschoben. Dadurch können Papierspeicher am richtigen Tag gefunden werden. Wenn Sie zum Beispiel am 12. des Monats ein Konzert haben, können Sie die Tickets in der Mappe des zwölften Monats ablegen und wenn die Tickets ankommen (und die Erinnerung an das Konzert), automatisch vorbeifahren.

* David Allen & Co. Offizielle Seite

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